أهمية توجيهات الرقابة والتدقيق على الأداء الوظيفي في تحقيق أهداف المؤسسة

الأداء الوظيفي يعتبر أحد أهم عناصر تحقيق النجاح والتفوق في أي منظمة أو مؤسسة. يشير إلى العملية التي يتم من خلالها قياس وتقييم أداء العاملين وفقًا للمعايير المحددة مسبقًا. الرقابة على الأداء الوظيفي تعد أداة قوية لتحفيز العاملين على تحقيق الأهداف والمعايير المحددة، وتساهم في تحديد نقاط القوة والضعف للفرد وتوفير فرص التطوير المستقبلية. من خلال الرقابة الفعالة على الأداء الوظيفي، يمكن للمنظمات تحقيق الكفاءة والإنتاجية العالية، وبالتالي، تعزيز أدائها وتحقيق النجاح المستدام.

تعريف الرقابة الإدارية

تُعرف الرقابة الإدارية (Management Control) بأنها عملية شاملة تشمل تقييم ورصد ومراقبة وحدات المنظمة الفرعية المختلفة. تهدف هذه العملية إلى مقارنة الأداء الفعلي لتلك الوحدات مع الأداء المخطط لها، ثم قياس الفروق بينهما وتحديد الأسباب التي أدت إلى تلك الفروق، وفي النهاية اتخاذ الإجراءات اللازمة لتصحيح هذه الفروق أو على الأقل تخفيفها.

تعد الرقابة الإدارية مهمة حيوية تهدف إلى تحقيق الأهداف المحددة في إطار زمني محدد، وتمكن إدارة المنظمة من توجيه وتأثير أعضاء المنظمة الآخرين لتنفيذ الاستراتيجيات المحددة. بواسطة الرقابة الإدارية، يتم تحقيق التنسيق والتوجيه الفعال للموارد والجهود في المنظمة، وتعزيز الكفاءة والفاعلية في العمليات الداخلية والخارجية.

في حال رغبتك في الحصول على معلومات إضافية حول الدورات التدريبية المتاحة، يُرجى التواصل معنا لنوفر لك المزيد من التفاصيل

ماهي أنواع الرقابة الإدارية؟

هناك ثلاثة أنواع من الرقابة الإدارية على الاداء الوظيفي في المنظمات، ولكل نوع نظامه الخاص ومعاييره، وهي على النحو:

1- الرقابة التنظيمية

الرقابة التنظيمية هي عبارة عن القواعد الرسمية والإجراءات الموحدة التي تطبقها إدارة المنظمة على جميع وحداتها. تحدد هذه الضوابط الطرق التشغيلية والإرشادات التي يجب على الموظفين اتباعها. تستند تلك الضوابط إلى الخطط التي توضعها المنظمة والأهداف التي تسعى لتحقيقها.

تستخدم المنظمات التجارية الرقابة التنظيمية لقياس عائد الاستثمار وتقليل التكاليف وزيادة حصتها السوقية. تترجم هذه الجوانب إلى مؤشرات أداء محددة مثل تكاليف المعايير القياسية لتسعير المنتجات والميزانيات المالية.

2- الرقابة الاجتماعية

الرقابة الاجتماعية أو الرقابة غير الرسمية تشير إلى السيطرة على السلوك داخل المنظمات بدون وجود معايير مكتوبة صريحة أو سلطة رسمية. يستند هذا النوع من الرقابة إلى الالتزام المتبادل بين أعضاء المجموعة وتبادل المعايير المشتركة بينهم، والتي تتعلق بالمشاركة والتعاون وأداء العمل وغيرها. يكون تطبيق ضوابط الرقابة الاجتماعية سهلاً نسبيًا نظرًا لقبولها من قبل الأعضاء واستعدادهم للامتثال لها.

3- الرقابة الذاتية

الرقابة الذاتية، هي العملية التي يمارسها الفرد على نفسه بهدف تحقيق الأهداف والتطلعات الشخصية في إطار الأداء الوظيفي.

في سياق الرقابة الذاتية، يقوم الفرد بتحديد أهداف محددة يسعى جاهدًا لتحقيقها، وبالتالي فإن اتجاه هذه الرقابة ينبع من الأهداف والتطلعات الفردية.

يترتب على الامتثال للرقابة الذاتية مكافآت ذاتية بشكل أساسي، حيث يشعر الفرد بالسعادة والرضا وتحقيق الاكتفاء الذاتي، وكذلك ينتج عن عدم الامتثال للرقابة الذاتية جزاءات ذاتية، مثل الشعور بالفشل والخيبة.

اقرا المزيد: دورات التدقيق والحوكمة وإدارة المخاطر

ما هي أهمية الرقابة الإدارية؟

تعد الرقابة الإدارية واحدة من العمليات الأساسية التي تُضافها إدارات المنظمات لضمان اكتمال عملية الإدارة. في المنظمات الكبيرة والمعقدة، يكون من الصعب وضع معايير دقيقة للأداء. لذلك، يحتاج المسؤول التنفيذي إلى الاعتماد على مجموعة متنوعة من المعلومات في الوقت المناسب. يستخدم الرقابة الإدارية لتقييم مدى دقة هذه المعايير.

تهدف الرقابة الإدارية إلى ضمان تحقيق الأداء الوظيفي المطلوب وتعزيز كفاءة المنظمة في تحقيق أهدافها. تتضمن هذه العملية الرصد المستمر والتقييم والتحليل للبيانات والمعلومات المتعلقة بالأداء. يُستخدم الاستنتاجات والتحليلات الناتجة عن الرقابة الإدارية لاتخاذ القرارات اللازمة لتحسين الأداء وتحقيق التحسين المستمر.

وتتمثل تلك الأسباب فيما يلي:

1- التحكم في السلوك لتحقيق الأهداف التنظيمية

من خلال تطبيق نظام الرقابة الإدارية، يمكنك السيطرة على سلوك الفرد ومنع الأخطاء التي قد تؤثر سلبًا على الأهداف التنظيمية للمنظمة.

يعمل نظام الرقابة الإدارية على قياس التقدم المحرز وكشف أي انحرافات قد تحدث، وبالتالي يوفر إجراءات تصحيحية ويرشد إليها. كما يعزز النظام الرقابي دور المديرين في تحديد الأهداف بشكل أكثر وضوح وصراحة.

2- التحقق من السياسات

تستخدم الرقابة الإدارية للتحقق من جودة الخطط المختلفة، ويمكن أن تكشف عن الحاجة إلى تعديل الأهداف أو إعادة وضع الخطط في ضوء المستجدات.

بالإضافة إلى ذلك، توفر الرقابة الإدارية المعلومات التي يستخدمها المديرون لتقييم مدى ملائمة أهدافهم للبيئة المتغيرة. تعمل الرقابة الإدارية كأداة تحليلية تساعد المديرين في فهم التغيرات والتحديات التي تواجهها المنظمة، وتمكنهم من اتخاذ القرارات الملائمة وتعديل الاستراتيجيات والأهداف وفقًا للظروف الجديدة.

3- المساءلة الإدارية

تمكن الرقابة الإدارية المديرين من تنفيذ مسؤولياتهم وتفويض السلطة في نفس الوقت، من خلال تكليف المدراء بتنفيذ المهام والمسؤوليات المحددة لهم. بالإضافة إلى ذلك، تعمل الرقابة الإدارية على مراقبة أداء المديرين الذين يشرفون عليهم للتأكد من استخدامهم للسلطة المفوضة بالطريقة المطلوبة.

4- تعزيز الروح المعنوية للموظفين

تطبيق نظام الرقابة الإدارية يساهم في خلق بيئة مؤسسية تتسم بالنظام والانضباط، مما يؤدي إلى تعزيز روح المعنوية للموظفين وقدرتهم على التنبؤ بالنتائج المتوقعة.

سجل الان: دورة تطوير وتحسين ومراقبة التدقيق الداخلي في الأعمال المحاسبية

ماهي أهداف الرقابة الإدارية؟

تستعين مختلف المنظمات بنظام الرقابة الإدارية لتحقيق مجموعة من الأهداف، والتي تتمثل فيما يلي:

1- قياس التقدم المُحرز

يقوم نظام الرقابة الإدارية بالتحقق من تنفيذ عمليات المنظمة وفقًا للخطة والتعليمات الواضحة، وبذلك يتم استخدامه لقياس التقدم المحرز.

من خلال نظام الرقابة الإدارية، يتم وضع آليات وإجراءات لمراقبة وتقييم سير عمليات المنظمة. يتم تحديد المعايير والمؤشرات القياسية التي يجب تحقيقها، وتوفير التعليمات الواضحة حول كيفية تنفيذ العمليات بطريقة مطابقة للمعايير المحددة.

2- الكشف عن الأخطاء

يهدف نظام الرقابة الإدارية إلى اكتشاف الأخطاء والانحرافات عن المسار المحدد، ومن ثم اتخاذ الإجراءات اللازمة لتصحيح تلك الأخطاء.

يُعتبر نظام الرقابة الإدارية آلية هامة للكشف عن أي تصرف غير ملائم أو خروج عن الإجراءات المحددة. يتضمن هذا النظام آليات وأدوات لمراقبة العمليات وتحليل الأداء، بهدف تحديد أي خلل أو انحراف عن المعايير المحددة.

3- التغيير

يستند المديرون على نظام الرقابة الإدارية لاكتشاف وتحديد استراتيجيات التغيير واتخاذ الإجراءات المناسبة لمواجهة أي تهديدات محتملة.

يأتي دور نظام الرقابة الإدارية في مساعدة المديرين على تحليل البيئة الخارجية وتحديد التحولات والتغييرات التي يمكن أن تؤثر على المنظمة. يمكن أن تشمل هذه التغييرات التحولات في السوق، أو تغيرات في السياسات الحكومية، أو ظهور مواد خام جديدة في السوق.

4- اقتراح الإجراءات التصحيحية

يقدم نظام الرقابة الإدارية اقتراحات للإجراءات التصحيحية التي تقوم  باتخاذها إدارة المنظمات للتغلب على الأخطاء ونقاط الضعف فيها.

يعمل نظام الرقابة الإدارية على رصد الأخطاء ونقاط الضعف في عمليات المنظمة، ومن ثم يقدم توصيات واقتراحات للإجراءات التصحيحية المناسبة. تتضمن هذه الإجراءات تحليل أسباب الأخطاء وتحديد الإجراءات اللازمة لمعالجتها وتجنب تكرارها في المستقبل.

في الختام، يمكن القول بأن الرقابة على الأداء الوظيفي تعد أساسية لتحقيق التفوق في أي منظمة. من خلال تقييم الأداء وتحليل البيانات، يتم تحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين وتطوير، وتكريس الجهود نحو تحقيق الأهداف المحددة.

توفر الرقابة الفعالة على الأداء الوظيفي فرصًا لتوجيه العمل وتحفيز العاملين لتحقيق الأداء العالي. بالتالي، فإن الرقابة على الأداء الوظيفي تساهم في بناء ثقافة منظمة متطورة ومتميزة، وتعزز النجاح والتميز في بيئة العمل.

إن كنت تريد الاطلاع على مزيد من المعلومات حول الدورات التدريبية التي يقدمها مركز ليرون للتدريب، يُرجى التواصل معنا لكي نتمكن من تزويدك بالمزيد من المعلومات

الأسئلة الشائعة حول الرقابة على الأداء الوظيفي

ما هي الرقابة الرقمية؟

تشير الرقابة على الإنترنت إلى عملية التحكم في نشر المعلومات أو الوصول إليها عبر الإنترنت. تعتمد الرقابة على تقنيات مثل الفلترة باستخدام جدار ناري أو بروكسي، حيث يتم إجبار جميع المستخدمين التابعين لمزود خدمة إنترنت معين على المرور عبر الفلاتر قبل الوصول إلى باقي شبكة الإنترنت.

ما الفرق بين الرقابة السابقة واللاحقة؟

المقصود بالرقابة السابقة هو التحقق والتحليل الدقيق لجودة وفعالية كل عمل إداري يتم تخطيطه مسبقًا. يتطلب ذلك توافر العوامل المادية والبشرية والتقنية اللازمة لتحقيق رؤية واضحة وشاملة لمستقبل العمل الإداري المرجو.

 إذا كنت ترغب في معرفة المزيد عن الدورات التدريبية التي يقدمها ليرون ، يُرجى الاتصال بنا للحصول على معلومات إضافية. نحن نقدم دورات تدريبية متنوعة في مجالات الإدارة والقيادة والمهارات المهنية، وتغطي عددًا كبيرًا من الدول والعواصم. حيث تقدم دورات تدريبية في الدار البيضاء

اقرا ايضا: 

التوعية والتدريب على إدارة المخاطر: بناء القدرات وتعزيز المعرفة

فهم العملاء واحتياجاتهم: تحليل السوق والبحث عن العملاء المستهدفين